Contabil
Ce primești din POS și cum lucrezi în Symbai Accounting.
-
1 🚀 Primii pași
Ce este Symbai, cum intri în cont și cum te descurci în aplicație.
1 Ce este Symbai și cum e organizat O privire de ansamblu asupra aplicației — firma, brandurile, locațiile și rolurile pe care le întâlnești zilnic. 3 min 2 Meniul din stânga și căutarea de pagini Meniul din stânga și căutarea de pagini: secțiunile (Spațiul meu, Operațiuni, Echipă, Finanțe, Sală, Produse și stocuri) și căutarea rapidă, unde scrii ce cauți și sari direct pe pagină. ▶ Video 1 min 3 Alegi locația și brandul cu care lucrezi Alegi unitatea cu care lucrezi: brandul și locația, din selectorul de sus al meniului. Paginile îți arată apoi datele unității alese. ▶ Video 1 min 4 Spațiul meu: sarcini, grupuri, întâlniri Sarcinile tale de azi: ce e de făcut, ce e întârziat, ce e pe numele sau pe rolul tău și progresul zilei. Le bifezi pe măsură ce le termini. ▶ Video 1 min 5 Îți schimbi PIN-ul și parola Îți schimbi PIN-ul din meniul contului tău (jos, în stânga): scrii PIN-ul actual, pe cel nou și îl confirmi. Tot de acolo ajungi la Academie și ieși din cont. ▶ Video 1 min 6 Notificările: unde le vezi și ce înseamnă Notificările din POS: clopoțelul arată câte ai necitite, cu cereri, aprobări și mesaje; bara de sus îți arată livrările, comenzile clienților și rezervările noi, cu sunet. ▶ Video 1 min -
2 💬 Grupuri și comunicare
Grupurile echipei, mesaje, mențiuni, anunțuri și asistentul în grup.
-
3 🧾 Symbai Accounting
Documentele care ajung din POS în contabilitate și declarațiile.
1 Finanțe și contabilitate: panoul Panoul Finanțe & contabilitate: ce ai de plătit, ce ai plătit luna asta, restanțele, scadențele din 7 zile, numerarul din casă și scurtăturile spre casă și închiderea zilei. ▶ Video 1 min 2 Registrul contabil Registrul contabil arată conturile cu rulaje și solduri pe perioadă, toate înregistrările, planul de conturi și analiticele pe brand și locație. ▶ Video 1 min 3 Facturile primite în SPV Facturile primite în SPV: le imporți din e-Factura, le procesezi cu maparea automată, le reconciliezi cu recepțiile și vezi facturile de servicii separat. ▶ Video 1 min 4 Trimiți în SPV facturile emise Trimiți în SPV facturile emise: urmărești câte sunt de încărcat, încărcate și acceptate de ANAF, filtrezi pe starea e-Facturii și exporți XML-urile pentru contabil. ▶ Video 1 min 5 Facturile emise clienților Facturile emise clienților și starea lor în e-Factura: de încărcat în SPV, încărcate, acceptate sau respinse. Plus seriile de facturare și exportul XML. ▶ Video 1 min 6 Emiți o factură nouă Emiți o factură nouă către o firmă: alegi seria, clientul după CUI, produsele sau serviciile, apoi factura apare în listă cu starea ei în e-Factura. ▶ Video 1 min 7 Clienții persoane juridice Clienții persoane juridice: firmele cu care lucrezi, cu CUI, facturile, rulajul, soldul restant și discounturile negociate. Firmele sunt comune întregii organizații. ▶ Video 1 min 8 Conturile contabile pe produs Conturile contabile pe produs: tipul ales în fișa produsului aduce conturile lui (de exemplu 331/341 la semipreparate), iar cota de TVA și unitatea de măsură stau tot acolo. Pentru excepții există tabul Avansat. ▶ Video 1 min 9 Conturile pe tipul de produs Pentru contabil: fiecare tip de produs are conturile lui (de exemplu 301, 401, 601 pentru materii prime), iar orice produs de acel tip le preia. Rezolvi tipurile de verificat și tipurile dublate. ▶ Video 1 min 10 Cheltuielile pe conturi Pentru contabil: fiecare linie de cheltuială primește contul din tipul de produs ales (utilități, chirii, marketing), iar nota contabilă se vede înainte de confirmare. Corectezi tipul, nu contul de mână. ▶ Video 1 min 11 Asistentul AI care mapează facturile Asistentul AI propune pentru fiecare linie de factură produsul tău, unitatea și contul. Tu verifici și accepți; propunerile acceptate devin reguli pentru facturile următoare. ▶ Video 1.5 min 12 Regulile de mapare învățate Mapările produselor de la furnizori: ce e de mapat, ce reguli s-au învățat, cum filtrezi pe furnizor și cum vezi unitatea de pe factură față de unitatea ta. ▶ Video 1 min 13 Extrasele bancare Imporți extrasul bancar (CSV, Excel, MT940, CAMT sau OFX), iar Symbai potrivește fiecare plată cu furnizorul și factura înainte să o contabilizeze. ▶ Video 1 min 14 Reconcilierea plăților cu facturile Reconcilierea plăților: imporți extrasul bancar, tranzacțiile se potrivesc cu facturile, verifici ce a rămas și aplici. Regulile și conturile fac potrivirea automată data viitoare. ▶ Video 1 min 15 Mijloacele fixe Mijloacele fixe: registrul, punerea în funcțiune, amortizarea lunară și cheltuielile în avans, cu import și export de registru. ▶ Video 1 min 16 Registrul de producție Registrul de producție: fiecare producție cu ce s-a consumat și ce a rezultat, în cantități și în lei, plus producțiile dezechilibrate sau cu valorizarea în așteptare, pentru contabil. ▶ Video 1 min 17 Raportul de gestiune pe cote de TVA Vânzările pe cote de TVA și situațiile de stoc pe conturi, din pachetul pentru contabil: le previzualizezi și le descarci separat, în Excel sau CSV. ▶ Video 1 min 18 Contractele Contractele: șabloane refolosibile, contracte generate pentru evenimente sau clienți, cu stările ciornă, trimis, semnat și plătit, și filtre pe plată, șablon și sursă. ▶ Video 1 min 19 Abonamentele Abonamentele vândute clienților (de exemplu prânzul lunar): venitul lunar recurent, venitul pe an, venitul mediu pe abonat, rata de renunțare și valoarea unui abonat în timp. ▶ Video 1 min 20 Închiderea lunii pentru contabil Închiderea lunii pentru contabil: alegi luna, citești ce e de verificat înainte de predare (costuri necunoscute, stoc negativ, zile fără consum) și descarci pachetul complet în Excel. ▶ Video 1 min 21 Notele contabile ale unei recepții Notele contabile ale unei recepții: în registrul contabil filtrezi pe tipul de sursă, cauți contul (de exemplu 301 sau 401) și vezi înregistrările făcute de NIR. ▶ Video 1 min -
4 📦 Recepții și stocuri
Facturi de la furnizori, mapări, NIR, stocuri, transferuri, consum și costuri.
1 Factura de la furnizor și recepția (NIR) Facturile furnizorilor trec prin patru pași: vin din SPV, le mapezi și le verifici, faci recepția (NIR) și ajung în contabilitate. Pagina Intrări marfă îți arată unde e fiecare. ▶ Video 1.5 min 2 Maparea produselor de pe factură, pas cu pas Maparea produselor de pe factură, pas cu pas: pe fiecare linie confirmi produsul tău și contul, accepți sugestiile, alegi magazia, verifici nota contabilă și creezi NIR-ul. ▶ Video 1 min 3 Unități și factori de conversie: sac, bax, bucată Unitățile și factorii de conversie la mapare: furnizorul facturează la bax, sac sau navetă, tu ții stocul la bucată sau kilogram. Factorul spune câte unități ale tale sunt într-una de pe factură. ▶ Video 1 min 4 Marfa cu preț de vânzare din meniu Marfa pe factură: băuturile și produsele pe care le revinzi așa cum sunt se mapează pe produse de tip marfă. La recepție se ține costul de achiziție, iar gestiunea de marfă are și prețul de vânzare din meniu. ▶ Video 1 min 5 Cheltuieli pe factură, fără stoc Cheltuielile pe factură, fără stoc: curentul, chiria, marketingul nu intră în magazie. Le mapezi pe un tip de cheltuială, cu contul lui, iar factura ajunge la contabilitate fără NIR. ▶ Video 1 min 6 Procesarea rapidă a facturilor Procesarea facturilor pune pe un singur ecran toate liniile de verificat, de la toți furnizorii. Confirmi produsul și contul, accepți sugestiile și creezi NIR-ul. ▶ Video 1.5 min 7 Mișcările de stoc Mișcările de stoc: fiecare intrare, ieșire, transfer, consum și inventar, cu produsul, furnizorul, documentul și operatorul. Cauți și urmărești drumul mărfii. ▶ Video 1 min 8 Consumul zilnic din vânzări Consumul zilnic scade automat din stoc ingredientele vândute, după rețete. Alegi când se generează (la o oră fixă sau la închiderea zilei) și vezi sumarul, bonurile de consum și consumul temporar. ▶ Video 1 min 9 Consumul provizoriu Consumul provizoriu: pentru produsele la care rețeta exactă se știe abia la final (de exemplu bufetul), legi vânzările de consumul real, din inventar sau din cantitățile folosite. ▶ Video 1 min 10 Produse cu cost lipsă: cum le găsești și le rezolvi Tabul Costuri lipsă arată ce producții și ce produse n-au cost complet, de ce, și unde se completează: fără intrare, pe minus, recepție fără preț, fără rețetă. ▶ Video 1 min -
5 📋 Produse, meniuri și rețete
Produse, categorii, prețuri pe meniu, rețete și alergeni.
1 Tipurile de produs: marfă, preparat, semipreparat, materie primă Tipul de produs spune ce face produsul: se cumpără, se vinde, intră în rețete, ține stoc. Din el vin și înregistrările contabile. ▶ Video 1.5 min 2 Tipul de produs și conturile contabile Pentru fiecare tip de produs vezi ce se înregistrează în contabilitate când cumperi, când consumi și când vinzi, iar în modul Avansat vezi conturile. ▶ Video 1 min -
6 🚚 Furnizori și achiziții
Comenzi la furnizori, prețuri de achiziție și solduri.
1 Achizițiile pe perioadă Achizițiile pe perioadă, agregate pe produs: cantitatea, valoarea, costul mediu, ultimul preț și ultimul furnizor, cu filtre pe magazie, furnizor și tip. ▶ Video 1 min 2 Soldul furnizorilor Soldul furnizorilor: pe fiecare furnizor, soldul inițial, facturile, plățile și soldul final, cu restanțele, scadențele din 7 zile și export în Excel sau PDF. ▶ Video 1 min 3 Plățile la termen Plățile la termen: mesele și evenimentele închise cu plată ulterioară, soldul de încasat, restanțele, scadențele apropiate și încasările din lună. ▶ Video 1 min -
7 📊 Rapoarte și profit
Vânzări, food cost, profit și pachetul lunar pentru contabil.
1 Rapoartele de vânzări Analiză și rapoarte: vânzările cu și fără TVA pe perioadă, numerarul de predat, rapoartele pe zile, pe produse, pe metode de plată și pe categorii. ▶ Video 1 min 2 Raportul P&L: profitul pe perioadă Raportul P&L: venituri, costul bunurilor vândute, costuri operaționale și profit pe perioadă, cu indicatorii HoReCa (food cost, marjă, prime cost) și analiza meniului. ▶ Video 1 min 3 Compari două perioade Compari două perioade în P&L: lună cu luna precedentă, an cu an, de la începutul anului sau două perioade alese, pe aceeași unitate. Dacă lipsesc costuri, raportul îți spune ce să corectezi. ▶ Video 1 min 4 Categoriile din P&L Setările P&L: categoriile raportului (venituri, costul mărfii, personal, chirie), ce tipuri de produs intră în fiecare, grupările de venituri, costul personalului și template-urile pe industrie. ▶ Video 1 min 5 Pachetul lunar pentru contabil Pachetul lunii pentru contabil: alegi luna, citești ce e de verificat înainte de predare și descarci tot într-un Excel sau foaie cu foaie (rezumat, note contabile, vânzări pe TVA, încasări). ▶ Video 1 min -
8 🌙 Închiderea zilei
Numărătoarea de casă, raportul Z și foaia de închidere.
1 Rapoartele fiscale Z și X Rapoartele fiscale: X (citire de control) și Z (închiderea fiscală) direct din aplicație, arhiva lor, reconcilierea Z cu POS-ul, căutarea unui bon și fișierele pentru contabil. ▶ Video 1 min 2 Corecțiile fiscale Corecțiile fiscale: când un bon a ieșit pe numerar dar s-a plătit cu cardul (sau invers), corectezi metoda printr-un dosar de corecție, cu sau fără aprobare. ▶ Video 1 min 3 Registrul de casă Registrul de casă: soldul fiecărei casierii, intrările și ieșirile de numerar (chitanțe, plăți, depuneri la bancă), zilele neînchise și descărcarea în PDF. ▶ Video 1 min -
9 ✨ Asistentul AI
Cum lucrezi cu asistentul Symbai în aplicație și pe WhatsApp.
1 Asistentul AI Symbai Asistentul AI Symbai: îl folosești din ChatGPT sau Claude și lucrează direct în datele localului (meniu, stoc, echipă, clienți), cu drepturile contului tău. ▶ Video 1 min 2 Ce îl poți întreba Ce îl poți întreba pe asistent: programul săptămânii, costul unei porții și prețul pentru o marjă, punerea pe stoc a unei facturi, o ofertă pentru un eveniment, meniul tipărit, ce n-a făcut o tură. ▶ Video 1 min 3 Asistentul care adaugă facturi Asistentul care adaugă facturi: factura din poză sau din e-Factura e citită automat, maparea automată propune produsele, iar tu doar verifici și confirmi înainte de NIR. ▶ Video 1 min 4 Mapările învățate de asistent Mapările învățate de asistent: vezi de unde vine fiecare mapare (propusă de asistent, regulă salvată, manuală), accepți sugestiile în bloc și, la confirmare, ele devin reguli pentru data viitoare. ▶ Video 1 min -
10 👥 Personal și roluri
Branduri, locații, angajați, roluri și permisiuni.
1 Foaia de pontaj Foaia de pontaj: orele lucrate efectiv față de turele programate, pauzele, orele suplimentare peste 8 ore și costul estimat al manoperei. Le verifici și le aprobi săptămânal. ▶ Video 1 min 2 Ceri o zi liberă sau concediu Îți ceri singur o zi liberă sau concediu: cerere nouă cu perioada și tipul, apoi urmărești dacă e în așteptare sau aprobată. ▶ Video 1 min 3 Sarcini și liste de verificare Listele de sarcini (checklist-uri): le atribui pe rol și tură, pe nume sau libere, de exemplu deschiderea terasei sau HACCP-ul de dimineață, și vezi ce e de făcut, în lucru, gata sau întârziat. ▶ Video 1 min