Gestionar
Recepții, stocuri, transferuri și inventar.
-
1 🚀 Primii pași
Ce este Symbai, cum intri în cont și cum te descurci în aplicație.
1 Ce este Symbai și cum e organizat O privire de ansamblu asupra aplicației — firma, brandurile, locațiile și rolurile pe care le întâlnești zilnic. 3 min 2 Meniul din stânga și căutarea de pagini Meniul din stânga și căutarea de pagini: secțiunile (Spațiul meu, Operațiuni, Echipă, Finanțe, Sală, Produse și stocuri) și căutarea rapidă, unde scrii ce cauți și sari direct pe pagină. ▶ Video 1 min 3 Alegi locația și brandul cu care lucrezi Alegi unitatea cu care lucrezi: brandul și locația, din selectorul de sus al meniului. Paginile îți arată apoi datele unității alese. ▶ Video 1 min 4 Spațiul meu: sarcini, grupuri, întâlniri Sarcinile tale de azi: ce e de făcut, ce e întârziat, ce e pe numele sau pe rolul tău și progresul zilei. Le bifezi pe măsură ce le termini. ▶ Video 1 min 5 Îți schimbi PIN-ul și parola Îți schimbi PIN-ul din meniul contului tău (jos, în stânga): scrii PIN-ul actual, pe cel nou și îl confirmi. Tot de acolo ajungi la Academie și ieși din cont. ▶ Video 1 min 6 Notificările: unde le vezi și ce înseamnă Notificările din POS: clopoțelul arată câte ai necitite, cu cereri, aprobări și mesaje; bara de sus îți arată livrările, comenzile clienților și rezervările noi, cu sunet. ▶ Video 1 min -
2 💬 Grupuri și comunicare
Grupurile echipei, mesaje, mențiuni, anunțuri și asistentul în grup.
-
3 📦 Recepții și stocuri
Facturi de la furnizori, mapări, NIR, stocuri, transferuri, consum și costuri.
1 Factura de la furnizor și recepția (NIR) Facturile furnizorilor trec prin patru pași: vin din SPV, le mapezi și le verifici, faci recepția (NIR) și ajung în contabilitate. Pagina Intrări marfă îți arată unde e fiecare. ▶ Video 1.5 min 2 Gestiunile: magaziile localului Gestiunile sunt magaziile localului: depozitul, bucătăria, barul. Fiecare produs are o magazie din care se scade, iar pagina Magazii îți arată stocul pe fiecare. ▶ Video 1 min 3 Magazii, zone și rafturi Magazii, zone și rafturi: desenezi spațiul de depozitare așa cum e în realitate, de la magazie la zonă (rece, uscat, recepție), raft și poziție, ca să găsești marfa repede. ▶ Video 1 min 4 Factura din poză Recepția prin poză: faci poză facturii sau avizului, comanda trimisă se potrivește singură, iar marfa venită fără comandă o primești cu Factură fără comandă. Merge și cu scannerul. ▶ Video 1 min 5 Maparea produselor de pe factură, pas cu pas Maparea produselor de pe factură, pas cu pas: pe fiecare linie confirmi produsul tău și contul, accepți sugestiile, alegi magazia, verifici nota contabilă și creezi NIR-ul. ▶ Video 1 min 6 Unități și factori de conversie: sac, bax, bucată Unitățile și factorii de conversie la mapare: furnizorul facturează la bax, sac sau navetă, tu ții stocul la bucată sau kilogram. Factorul spune câte unități ale tale sunt într-una de pe factură. ▶ Video 1 min 7 Produs nou direct din factură Produs nou direct din factură: când un articol de pe factură nu există încă la tine, sistemul propune un produs nou, cu nume, unitate și tip. Îl verifici și îl confirmi. ▶ Video 1 min 8 Marfa cu preț de vânzare din meniu Marfa pe factură: băuturile și produsele pe care le revinzi așa cum sunt se mapează pe produse de tip marfă. La recepție se ține costul de achiziție, iar gestiunea de marfă are și prețul de vânzare din meniu. ▶ Video 1 min 9 Cheltuieli pe factură, fără stoc Cheltuielile pe factură, fără stoc: curentul, chiria, marketingul nu intră în magazie. Le mapezi pe un tip de cheltuială, cu contul lui, iar factura ajunge la contabilitate fără NIR. ▶ Video 1 min 10 Procesarea rapidă a facturilor Procesarea facturilor pune pe un singur ecran toate liniile de verificat, de la toți furnizorii. Confirmi produsul și contul, accepți sugestiile și creezi NIR-ul. ▶ Video 1.5 min 11 Diferențe la recepție și dispute cu furnizorul Diferențele la recepție: marfă lipsă sau deteriorată, preț diferit de comandă, marfă necomandată. Le hotărăști, aștepți furnizorul și le închizi cu retur sau compensare. ▶ Video 1 min 12 Stocurile curente Stocul live arată, pe fiecare produs, stocul fizic, consumul încă neînregistrat, stocul live, costul mediu, valoarea, intrările, ieșirile și starea (OK, sub minim, critic). ▶ Video 1 min 13 Mișcările de stoc Mișcările de stoc: fiecare intrare, ieșire, transfer, consum și inventar, cu produsul, furnizorul, documentul și operatorul. Cauți și urmărești drumul mărfii. ▶ Video 1 min 14 Transferuri între gestiuni Transferurile mută marfă între gestiuni și unități: vezi ce e pe drum, ce e peste termen, ce diferențe au rămas de închis și istoricul cu cine a mutat ce. ▶ Video 1 min 15 Ieșiri și pierderi din stoc Fișele de ieșire scot marfă din stoc cu motiv: protocol, masa personalului, risipă și expirare, casare, furt sau minus la inventar. Fiecare are tipul, magazia și valoarea. ▶ Video 1 min 16 Consumul zilnic din vânzări Consumul zilnic scade automat din stoc ingredientele vândute, după rețete. Alegi când se generează (la o oră fixă sau la închiderea zilei) și vezi sumarul, bonurile de consum și consumul temporar. ▶ Video 1 min 17 Consumul provizoriu Consumul provizoriu: pentru produsele la care rețeta exactă se știe abia la final (de exemplu bufetul), legi vânzările de consumul real, din inventar sau din cantitățile folosite. ▶ Video 1 min 18 Produse cu cost lipsă: cum le găsești și le rezolvi Tabul Costuri lipsă arată ce producții și ce produse n-au cost complet, de ce, și unde se completează: fără intrare, pe minus, recepție fără preț, fără rețetă. ▶ Video 1 min 19 Operațiuni de gestiune Operațiunile de gestiune: documentele de stoc într-un loc, document nou (intrare, ieșire, transfer), facturile din e-Factura, comanda nouă și recepția făcută de un angajat. ▶ Video 1 min -
4 ⚖️ Inventar
Numărare, cântărirea sticlelor, diferențe și aprobarea inventarului.
1 Inventarul: cum funcționează Inventarul în Symbai are patru pași: pornești inventarul, numeri, verifici diferențele și aprobi. Pagina Verificări inventar are tot ce îți trebuie pentru fiecare pas. ▶ Video 1 min 2 Pornești un inventar Pornești un inventar: îi dai un nume, alegi momentul numărătorii, magaziile și ce numeri (tot, pe zone, pe etichete sau produse alese). ▶ Video 1 min 3 Numărarea, pe telefon sau pe tabletă Numărătoarea: scrii cantitatea găsită în coloana Numărat, pe calculator sau pe telefon, pe zone sau pe numărători, și poți trimite lista unui coleg. ▶ Video 1 min 4 Cântărirea sticlelor deschise Sticlele deschise se numără cântărindu-le: pui sticla pe cântar, Symbai scade greutatea sticlei goale și trece cantitatea rămasă în litri. ▶ Video 1.5 min 5 Greutatea sticlei goale și densitatea băuturii Pentru cântărirea corectă setezi densitatea băuturii și tipurile de sticlă: greutatea sticlei goale și cât conține. Verifici cu o greutate de probă. ▶ Video 1 min 6 Diferențele de inventar Diferențele de inventar: raportul arată, pe fiecare produs, stocul scriptic, cel numărat, diferența în cantitate și în lei. Îl vezi pe un inventar sau compari mai multe. ▶ Video 1 min 7 Inventar parțial, pe categorii Nu trebuie să numeri tot de fiecare dată: poți face inventar doar pe o magazie, pe zone de depozitare, pe etichete (de exemplu doar alcoolul) sau pe produse alese. ▶ Video 1 min 8 Actualizezi scripticul Stocul scriptic e ce spune aplicația că ar trebui să ai. Actualizează stocuri îl recalculează la momentul numărătorii, ca diferențele să fie corecte. ▶ Video 1 min -
5 🚚 Furnizori și achiziții
Comenzi la furnizori, prețuri de achiziție și solduri.
1 Comenzile la furnizori Comenzile la furnizori într-un singur loc: ce ai de trimis, ce așteaptă răspunsul tău, ce vine azi și ce e de recepționat, cu pașii fiecărei comenzi până la recepție. ▶ Video 1 min 2 Comandă nouă din catalogul furnizorului Comandă nouă la furnizor: alegi furnizorul și magazia în care intră marfa, pui cantitățile din catalogul lui, salvezi ciorna sau verifici și trimiți. ▶ Video 1 min 3 Confirmarea și livrarea comenzii Confirmarea și livrarea comenzii: după trimitere, comanda trece pe în curs, furnizorul o confirmă sau o modifică, iar modificările lui le vezi separat înainte de recepție. ▶ Video 1 min 4 De la comandă la recepție De la comandă la recepție: comanda trimisă apare pe drum, la sosire o deschizi, faci poză facturii, compari cu ce ai comandat și recepționezi. Diferențele merg la Diferențe la recepție. ▶ Video 1 min 5 Furnizorii tăi Furnizorii tăi: lista lor pe tipuri (marfă, servicii, taxe), cei activi, produsele fiecăruia și canalul prin care le trimiți comenzi. ▶ Video 1 min 6 Furnizorii din rețeaua Symbai Furnizorii din rețeaua Symbai: directorul de furnizori cu cataloage live, căutarea produselor la toți, recomandările și coșul de comandă trimis direct în Symbai. ▶ Video 1 min 7 Hub-ul de aprovizionare Hub-ul de aprovizionare: de la produsele critice și previziune la comenzile propuse, trimise, recepționate și verificate cu factura, într-un singur flux. ▶ Video 1 min 8 Inteligența prețurilor de achiziție Inteligența achizițiilor: cât ai cumpărat, ce s-a scumpit, unde poți economisi cu alternative comparabile și cât te expune previziunea, din recepțiile postate. ▶ Video 1 min 9 Achizițiile pe perioadă Achizițiile pe perioadă, agregate pe produs: cantitatea, valoarea, costul mediu, ultimul preț și ultimul furnizor, cu filtre pe magazie, furnizor și tip. ▶ Video 1 min 10 Soldul furnizorilor Soldul furnizorilor: pe fiecare furnizor, soldul inițial, facturile, plățile și soldul final, cu restanțele, scadențele din 7 zile și export în Excel sau PDF. ▶ Video 1 min -
6 📋 Produse, meniuri și rețete
Produse, categorii, prețuri pe meniu, rețete și alergeni.
1 Categorii și produse Catalogul de produse: cauți un produs, filtrezi pe tip (materii prime, mărfuri, semipreparate, produse finite), pe magazie, meniu și categorie, și adaugi un produs nou. ▶ Video 1 min 2 Adaugi un produs nou, pas cu pas Adaugi un produs nou în patru pași (tip, meniuri, etichete, magazii), apoi completezi fișa: denumirea fiscală, gramajul, unitatea, TVA-ul, tipul, poza și alergenii. ▶ Video 1.5 min 3 Tipurile de produs: marfă, preparat, semipreparat, materie primă Tipul de produs spune ce face produsul: se cumpără, se vinde, intră în rețete, ține stoc. Din el vin și înregistrările contabile. ▶ Video 1.5 min 4 Ambalaje și garanția SGR Ambalajele și garanția SGR: o regulă adaugă singură garanția la sticle și doze sau punga și caserola la livrare. O testezi pe un produs înainte să o pornești. ▶ Video 1 min 5 Unifici produsele duplicate Automatizările curăță catalogul: unifici produse identice, legi mărfurile vândute fără recepție, găsești rețete și recepții cu cost suspect, produse fără zonă și produse vândute fără cost. ▶ Video 1 min 6 Din ce gestiune se scade fiecare produs Din ce gestiune se scade fiecare produs: în fișa produsului alegi magaziile în care se ține și, pentru fiecare unitate (brand și locație), magazia de consum din care scade stocul la vânzare. ▶ Video 1 min -
7 🧾 Symbai Accounting
Documentele care ajung din POS în contabilitate și declarațiile.
1 Facturile primite în SPV Facturile primite în SPV: le imporți din e-Factura, le procesezi cu maparea automată, le reconciliezi cu recepțiile și vezi facturile de servicii separat. ▶ Video 1 min 2 Asistentul AI care mapează facturile Asistentul AI propune pentru fiecare linie de factură produsul tău, unitatea și contul. Tu verifici și accepți; propunerile acceptate devin reguli pentru facturile următoare. ▶ Video 1.5 min 3 Regulile de mapare învățate Mapările produselor de la furnizori: ce e de mapat, ce reguli s-au învățat, cum filtrezi pe furnizor și cum vezi unitatea de pe factură față de unitatea ta. ▶ Video 1 min -
8 ✨ Asistentul AI
Cum lucrezi cu asistentul Symbai în aplicație și pe WhatsApp.
1 Asistentul AI Symbai Asistentul AI Symbai: îl folosești din ChatGPT sau Claude și lucrează direct în datele localului (meniu, stoc, echipă, clienți), cu drepturile contului tău. ▶ Video 1 min 2 Ce îl poți întreba Ce îl poți întreba pe asistent: programul săptămânii, costul unei porții și prețul pentru o marjă, punerea pe stoc a unei facturi, o ofertă pentru un eveniment, meniul tipărit, ce n-a făcut o tură. ▶ Video 1 min 3 Asistentul care adaugă facturi Asistentul care adaugă facturi: factura din poză sau din e-Factura e citită automat, maparea automată propune produsele, iar tu doar verifici și confirmi înainte de NIR. ▶ Video 1 min 4 Mapările învățate de asistent Mapările învățate de asistent: vezi de unde vine fiecare mapare (propusă de asistent, regulă salvată, manuală), accepți sugestiile în bloc și, la confirmare, ele devin reguli pentru data viitoare. ▶ Video 1 min -
9 📊 Rapoarte și profit
Vânzări, food cost, profit și pachetul lunar pentru contabil.